Procurement Officer

Job Title: Procurement Officer

Duty station: Aleppo Governorate – Afrin

Line Manager: Procurement and Logistic Manager

Job code : AHA-SY-2819

Deadline: 12-08-2019

Duration of the Contract : Nine Months

Number of vacancies required: 1

About Ahl Horan Association

Ahl Horan Association (AHA) is a non-governmental, non-profit making, national organization. It was established in May, 2012 in response to the humanitarian needs resulting from the current situation and the humanitarian crisis in Syria to alleviate the suffering of the Syrian. AHA operates in different sectors, implementing various projects and programs.

Job Details

Job Summary

The procurement officer’s responsibilities will include the implementation and evaluation of all supply chain logistics activities and procedures including purchasing, logistics, inventory control management, quality check, outsourcing, vendor selection, and distribution. Maximizing supply chain efficiency and effectiveness in meeting the demands of a rapidly operation. to improve performance and reduce cost and business risk significantly.

Main Responsibilities and Tasks 

  • Develop and ensure adherence to AHA’s supply chain and procurement policy and procedures in accordance with the highest standards;
  • Adopt the highest standards of ethics and integrity through open and fair competition;
  • Negotiate with suppliers to obtain the best terms which optimize quality, delivery, cost, flexibility, quantity and service at all times to operate with the highest ethical standards;
  • Monitor on a daily basis the movement of the local market and update the related forms accordingly;
  • Responsible for resolving disputes with regard to quality, quantity, delivery date where the transaction set-up dictates;
  • Prepare a weekly report on accomplished tasks and share it with the procurement & Logistic Manager;
  • Work closely with AHA’s supporting departments and other projects to ensure the maximum impact within the targeted areas;
  • Other tasks assigned by the supervisor corresponding to the needs and the context.

.

Qualifications / Technical Skills:

  • Minimum university degree in a related field (economics, public relations, business administration, etc.);
  • One year or more experience in procurement and logistics work;
  • Experience in working within the humanitarian field;
  • Familiarity with the humanitarian context affecting communities in Syria;
  • Proficiency in Microsoft Office software, particularly MS Word, MS Excel and MS Outlook;
  • Good level of English;
  • Experience of working for humanitarian organisations is desirable.

Interpersonal, Communication and Coordination Skills:

  • Excellent negotiation and problem- solving skills;
  • Ability to cope with a challenging and constantly-evolving humanitarian work environment, often under pressure;
  • Ability to establish and manage effective working relationships with colleagues, managers and suppliers;
  • A strong commitment towards humanitarian relief and disaster operations;

 

مسؤول المشتريات

المنصب الوظيفي: مسؤول مشتريات

مكان العمل: محافظة حلب – منطقة عفرين

المدير المسؤول: مدير المشتريات واللوجستيك

الرمز الوظيفي : AHA-SY-2819

الموعد النهائي للتقديم : 12-08-2019

مدة العقد : تسعة أشهر

عدد الشواغر المطلوبة: 1

 

لمحة عن رابطة أهل حوران

رابطة أهل حوران هي منظمة غير حكومية وغير ربحية. تأسست الرابطة في شهر نيسان من العام 2012 استجابة للاحتياجات الإنسانية الناتجة عن الوضع الحالي والأزمة الإنسانية في سوريا في محاولة لتخفيف معاناة السوريين. تعمل الرابطة في مختلف القطاعات، وتقوم بتنفيذ مختلف المشاريع والبرامج في مناطق واسعة في سوريا.

التفاصيل الوظيفية

ملخص العمل

تشمل المسؤوليات الأساسية تنفيذ وتقييم جميع الأنشطة والإجراءات اللوجستية لسلسلة التوريد بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، الشراء والخدمات اللوجستية وإدارة مراقبة المخزون وتحديد الأسعار والاستعانة بمصادر خارجية واختيار البائع والتوزيع. زيادة كفاءة وفعالية سلسلة التوريد في تلبية متطلبات التشغيل السريع. لتحسين الأداء وتقليل التكلفة ومخاطر الأعمال بشكل كبير.

المسؤوليات والمهام الرئيسية

  • تطوير وضمان التقيد بسياسات رابطة أهل حوران للتوريد وإجراءات الشراء في المنظمة بما يتماشى مع أعلى المعايير.
  • تبني أعلى معايير الأخلاق والنزاهة أثناء المنافسة المفتوحة والعادلة.
  • التفاوض مع الموردين للحصول على أفضل الشروط التي تحسن الجودة والتسليم والتكلفة والمرونة والكمية والخدمة المقدمة في جميع الأوقات للعمل بأعلى المعايير الأخلاقية.
  • مراقبة حركة السوق المحلية بشكل يومي وتحديث النماذج ذات الصلة وفقًا لذلك.
  • حل النزاعات المتعلقة بالجودة والكمية وتاريخ التسليم حيث تملي عملية إنشاء المعاملة.
  • المسؤول عن حل النزاعات فيما يتعلق بالجودة والكمية وتاريخ التسليم والالتزام بمعايير الاتفاق المبرم.
  • إعداد تقارير أسبوعية عن المهام المنجزة ومشاركتها مع مدير المشتريات واللوجستيك.
  • العمل عن كثب مع أقسام رابطة أهل حوران الداعمة وموظفي المشاريع الأخرى لضمان أقصى تأثير ضمن المناطق المستهدفة.
  • مهام أخرى يطلبها المشرف بما يتوافق مع الاحتياجات والسياق.

المؤهلات / المهارات الفنية

  • الحد الأدنى درجة جامعية في مجال ذي صلة (اقتصاد، علاقات عامة، إدارة الأعمال… إلخ).
  • خبرة سنة واحدة أو أكثر في مجال المشتريات واللوجستيك.
  • خبرة عمل في المجال الإنساني.
  • الإلمام بالسياق الإنساني الذي يؤثر على المجتمعات في سوريا.
  • اجادة العمل على برامج ميكروسوفت اوفيس وخاصة برامج ورد، اكسل واوتلوك.
  • مستوى جيد في اللغة الإنجليزية.
  • خبرة بالعمل في المنظمات الإنسانية أمر مرغوب به.

مهارات التواصل والتنسيق الشخصية

  • مهارات ممتازة في التفاوض وحل المشكلات.
  • القدرة على التعامل مع بيئة عمل إنسانية مليئة بالتحديات ومتطورة باستمرار، والعمل غالباً تحت الضغط.
  • القدرة على إنشاء وإدارة علاقات عمل فعالة مع الزملاء والمديرين والموردين.
  • التزام قوي تجاه الإغاثة الإنسانية وعمليات الكوارث.
  • المرونة.

للتقديم على الوظيفة يرجى ملئ طلب التوظيف عبر الرابط التالي :

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeA81IKVlJcQRFJUO3tc37VSzFJnXzjIbh_Zg_3LmesOfAw9w/viewform