فرصة عمل: مدير/ة عمليات

A job opportunity at the Horan Foundation

Job code: HF05010621

Job Title: Operations Manager

Duty station: Turkey – Gaziantep

Line Manager: Executive Manager

Number of vacancies required:   1

About Horan Foundation

Horan Foundation (HF) is a non-governmental, non-profit making, national organization. It was established in May 2012 in response to the humanitarian needs resulting from the current situation and the humanitarian crisis in Syria to alleviate the suffering of the Syrian. HF operates in different sectors, implementing various projects and programs. Horan Humanitarian Foundation expressly prohibits and will not tolerate any form of discrimination, abuse, or harassment (sexual or otherwise), on the basis of race, religion, national origin, gender, age, marital status, disability or military status. Horan Humanitarian Foundation staff and associates must not under any circumstances engage in any form of discrimination, harassment, abuse (physical, sexual or verbal), intimidation, exploitation, or in any other way that violates the rights of others inside or outside Horan Humanitarian Foundation.

Job Summary:
He/she is responsible for working to achieve the department’s operational goals by supervising the departments supporting the implementation of the projects and programs on which the foundation is based, through planning and controlling the work of the procurement, logistics and human resources departments, and ensuring effective and high-level coordination with the rest of the departments within the organization.

Main Responsibilities and Tasks:

• Good planning for the entire operations department, and coordination with its units of procurement, logistics, human resources, security, and safety.
• Providing training and guidance to the work team periodically and continuously, coordinating with human resources department to provide the necessary training courses.
• Completely update and develop the department’s policies and procedures, while ensuring adequate training and proper implementation of these procedures.
• Monitoring the implementation of the department’s operational plans, ensuring that objectives are achieved, and taking corrective actions in the event of deviations.
• Representing the institution in official meetings and with partner agencies in relation to the department’s tasks.

• Participate in the meeting of the executive management for the organization, submit proposals, and plans related to the development of the performance of the department.
• Supervising the achievement of a suitable and good working environment in all the offices of the Corporation, including equipment and personal follow-up.
• Achieving optimal management of the Corporation’s holdings of offices, equipment, tools, and assets and working to ensure its readiness and coordination if necessary.
• Supervising the integrity of original and electronic documentation of all department operations, while ensuring that they are archived in the correct and proper manner.
• Supervising the capacity building program, increasing integration, and strengthening relations between the institution’s cadres.
• Supervising the follow-up of the legal aspects related to the institution in cooperation with the relevant departments.
• Supervising the development of emergency plans in cases of disasters and pandemics and making recommendations to the executive management.
• Conduct annual evaluations of staff performance, work environment and employee satisfaction.

 

Qualifications / Technical Skills:

• University degree / business administration major
• Experience of not less than three years in a similar or close field
• Good knowledge of the principles of humanitarian work
• Possessing the skills of analysis, planning and organized work
• The ability to lead, manage and work with the team.
• A balanced, open, and assertive leadership personality.
• The ability to work in a complex environment and the ability to withstand work pressure and deal with difficult situations rationally.
• Very good communication skills.
• Good knowledge of the office software package and dealing with modern means of communication and communication.
• A broad understanding of the work environment and the ability to communicate with various actors and local authorities.

 

Interpersonal, Communication and Coordination Skills:

• Excellent negotiation and problem- solving skills.
• Ability to cope with a challenging and constantly evolving humanitarian work environment, often under pressure.
• Ability to establish and manage effective working relationships with colleagues, managers and external partners, other I/NGOs, and community representatives.
• A strong commitment to humanitarian relief and disaster operations.

To apply for the job opportunity, please fill in the data in the following link:

https://docs.google.com/forms horanngo

فرصة عمل في مؤسسة حوران الإنسانية في مدينة غازي عينتاب التركية،

رمز الوظيفة: HF05010621

المسمى الوظيفي: مدير العمليات

مركز العمل: تركيا – غازي عنتاب

المدير المباشر: المدير التنفيذي

عدد الشواغر المطلوبة: 1

 

ملخص العمل:

هو /هي مسؤول عن العمل على تحقيق الأهداف التشغيلية الخاصة بالقسم من خلال الاشراف على الأقسام الداعمة لتنفيذ المشاريع والبرامج التي تقوم عليها المؤسسة، وذلك من خلال التخطيط وضبط عمل أقسام المشتريات واللوجستي والموارد البشرية، وضمان تنسيق فعال وعال المستوى مع باقي الأقسام ضمن المؤسسة.

المسؤوليات والمهام الرئيسية:

• التخطيط الجيد لقسم العمليات كاملا والتنسيق مع الوحدات التابعة له من المشتريات واللوجستي و1. التخطيط الجيد لقسم العمليات كاملاً، مع الوحدات التابعة له من المشتريات واللوجستي، والموارد البشرية، والأمن، والسلامة.
• تقديم التدريب والتوجيه لفريق العمل بشكل دوري ومستمر، والتنسيق مع الموارد البشرية لتقديم الدورات التدريبية اللازمة.
• تحديث وتطوير سياسات وإجراءات القسم بشكل كامل، مع ضمان التدريب الكافي والتنفيذ الصحيح لهذه الإجراءات.
• مراقبة تنفيذ الخطط التشغيلية الخاصة بالأقسام والتأكد من تحقيق الأهداف واتخاذ الإجراءات التصحيحية في حال حدوث انحرافات.
• تمثيل المؤسسة في الاجتماعات الرسمية ومع الجهات الشريكة بما يتعلق بمهام القسم.
• المشاركة في اجتماع الإدارة التنفيذية للمؤسسة وتقديم المقترحات والخطط المتعلقة بتطوير أداء القسم.
• الاشراف على تحقيق بيئة عمل ملائمة وجيدة في كافة مكاتب المؤسسة من التجهيزات والمتابعة الشخصية.
• تحقيق الإدارة المثلى لمقتنيات المؤسسة من مكاتب، ومعدات، وأدوات وأصول والعمل على التأكد من جاهزيتها وتنسيقها إن اقتضت الحاجة.
• الإشراف على سلامة عمليات التوثيق الورقي والالكتروني لكافة عمليات القسم، مع ضمان أرشفتها بالطريقة الصحيحة والسليمة.
• الاشراف على برنامج بناء القدرات وزيادة الاندماج وتعزيز العلاقات بين كوادر المؤسسة.
• الاشراف على متابعة الجوانب القانونية المتعلقة بالمؤسسة بالتعاون مع الأقسام ذات الصلة.
• الاشراف على وضع خطط الطوارئ في حالات الكوارث والجوائح ورفع التوصيات للإدارة التنفيذية.
• العمل على إجراء التقييمات السنوية لأداء الموظفين وتقييم بيئة العمل ورضا الموظفين

المؤهلات / المهارات الفنية:

• شهادة جامعية /اختصاص إدارة أعمال
• خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في مجال مشابه او قريب
• معرفة جيدة بمبادئ العمل الانساني
• امتلاك مهارات التحليل والتخطيط والعمل المنظم
• القدرة على قيادة وإدارة والعمل مع الفريق.
• شخصية قيادية متوازنة ومنفتحة وحازمة.
• القدرة على العمل في ظل بيئة معقدة والقدرة على تحمل ضغط العمل والتعامل مع المواقف الصعبة بعقلانية.
• مهارات تواصل جيدة جداً.
• معرفة جيدة بحزمة البرامج المكتبية والتعامل مع وسائل التواصل والاتصال الحديثة.
• فهم واسع لبيئة العمل والقدرة على التواصل مع مختلف الجهات الفاعلة والسلطات المحلية.

مهارات العلاقات الشخصية والاتصال والتنسيق:

• مهارات ممتازة في التفاوض وحل المشكلات.
• القدرة على التعامل مع بيئة عمل إنسانية مليئة بالتحديات ومتطورة باستمرار، والعمل غالباً تحت الضغط.
• القدرة على إنشاء وإدارة علاقات عمل فعالة مع الزملاء والمديرين والشركاء الخارجيين، والمنظمات غير الحكومية الأخرى وممثلي المجتمع.
• التزام قوي تجاه الإغاثة الإنسانية وعمليات الكوارث.
• المرونة.

للتقديم لفرصة العمل يرجى تعبئة البيانات في الرابط اللتالي:

https://docs.google.com/forms horanngo