Project Assistant

Job Title: Project Assistant

Duty station: Aleppo Governorate – Afrin

Line Manager: Field Officer

Job code : AHA-SY-4819

Deadline: 12-08-2019

Duration of the Contract : Nine Months

About Ahl Horan Association

Ahl Horan Association (AHA) is a non-governmental, non-profit making, national organization. It was established in May 2012 in response to the humanitarian needs resulting from the current situation and the humanitarian crisis in Syria to alleviate the suffering of the Syrian. AHA operates in different sectors, implementing various projects and programs.

Job Details

Job Summary

The Project Assistant will work closely under the direction of the FSL Project Officer based in Syria. S/he will be responsible for supporting the project officer and oversight all aspects related to the implementation of the FSL activities. S/he will need to regularly co-ordinate and communicate with AHA’s targeted beneficiaries and stakeholders in order to ensure an effective, day-to-day, and professional implementation of the program in addition to cooperating with AHA’s other departments such as; logistics, media, finance, HR to ensure an appropriate, organized, well planned, and effective implementation aiming to successfully  achieve the program objectives.

Main Responsibilities and Tasks 

  • Daily communication with the field officer to ensure that all the project activities are managed in accordance with AHA’s policy and donor regulations;
  • Support the field officer in the process of coordinating with local councils and other stakeholders;
  • Maintain beneficiary lists based on established selection criteria and ensure applying the appropriate eligibility criteria;
  • Direct communication and contact with the project’s targeted beneficiaries;
  • Persistent communication with AHA’s M&E team to ensure all monitoring forms are filled properly and completed in a timely manner;
  • Work closely with AHA’s supporting departments and other projects to ensure the maximum impact of the projects’ activities within the targeted areas;
  • Maintain community support for the program, and minimize conflicts around product distribution;
  • Distribution tasks as documentation stand: at the distribution sites; checking ID, beneficiary card, confirming the support allocation support, and complete the distribution protocols properly.;
  • Close co-operation with local councils and the M&E team in case of absent beneficiary and replacements;
  • Assure distribution plans, distribution updates, and distribution monitoring plans for the FSL project are in place and are running smoothly;
  • Responsible for archiving all distribution sheets/protocols, photos and other documentation are properly archived in addition to sending the original hard copies to Gaziantep office;
  • Submit reports of the accomplished tasks upon the supervisor request;
  • Adherence to the protection standards and GBV violation during distributions and report it;
  • Other tasks assigned by the supervisor corresponding to the needs and the context.

.

Qualifications / Technical Skills:

  • Minimum Bachelor’s Degree in a relevant field (social science, Agriculture, public relations, Business Administration… etc.);
  • Experience in working within the humanitarian field;
  • Familiarity with the humanitarian context affecting communities in Syria;
  • Proficiency in Microsoft Office software, particularly MS Word, MS Excel and MS Outlook;
  • Good level of English and experience of working for humanitarian organisations is desirable.

Interpersonal, Communication and Coordination Skills:

  • Excellent negotiation and problem- solving skills;
  • Ability to cope with a challenging and constantly-evolving humanitarian work environment, often under pressure;
  • Ability to establish and manage effective working relationships with colleagues, managers and external partners, other I/NGOs, and community representatives;
  • A strong commitment to humanitarian relief and disaster operations;

مساعد مشروع 

المنصب الوظيفي: مساعد مشروع

مكان العمل: محافظة حلب – منطقة عفرين

المدير المسؤول: المسؤول الميداني

الرمز الوظيفي : AHA-SY-4819

الموعد النهائي للتقديم : 12-08-2019

مدة العقد : تسعة أشهر

لمحة عن رابطة أهل حوران

رابطة أهل حوران هي منظمة غير حكومية وغير ربحية. تأسست الرابطة في شهر نيسان من العام 2012 استجابة للاحتياجات الإنسانية الناتجة عن الوضع الحالي والأزمة الإنسانية في سوريا في محاولة لتخفيف معاناة السوريين. تعمل الرابطة في مختلف القطاعات، وتقوم بتنفيذ مختلف المشاريع والبرامج في مناطق واسعة في سوريا.

التفاصيل الوظيفية

ملخص العمل

سيعمل مساعد المشروع تحت الإشراف المباشر للمسؤول الميداني لمشروع الأمن الغذائي وسبل العيش المتواجد في سوريا. سيكون مساعد المشروع مسؤول بشكل أساسي عن دعم المسؤول الميداني والإشراف على تنفيذ جميع أنشطة مشروع الأمن الغذائي وسبل العيش.  سيقوم مساعد المشروع بالتنسيق والتواصل المستمر مع المستفيدين المستهدفين من قبل الرابطة بالإضافة إلى أصحاب المصلحة من أجل ضمان التنفيذ الفعال للمشروع. كما سيقوم بالتنسيق مع باقي أقسام الرابطة الداعمة مثل: الخدمات اللوجستية، والإعلام، مالية، والموارد البشرية لضمان التنفيذ المنظم والفعال بغية تحقيق أهداف المشروع بنجاح.

المسؤوليات والمهام الرئيسية

  • التواصل اليومي مع المسؤول الميداني لضمان سير جميع أنشطة المشروع وفقًا لسياسة رابطة أهل حوران إجراءات الجهات المانحة.
  • دعم المسؤول الميداني في عملية التنسيق مع المجالس المحلية وأصحاب المصلحة الآخرين.
  • المحافظة على قوائم مستفيدي المشروع المستهدفين وفقاً لمعايير محددة إضافة إلى تطبيق معايير الاستضعاف الملائمة.
  • التواصل المباشر مع المستفيدين المستهدفين من المشروع.
  • التواصل المستمر مع فريق رابطة أهل حوران للمتابعة والتقييم لضمان ملء جميع فورمات المتابعة بشكل صحيح وإكمالها في الوقت المناسب.
  • العمل عن كثب مع أقسام رابطة أهل حوران الداعمة وموظفي المشاريع الأخرى لضمان أقصى تأثير لأنشطة المشاريع ضمن المناطق المستهدفة.
  • التأكد من دعم المجتمع للبرنامج، وتقليل النزاعات حول توزيع المنتجات.
  • مهام متعلقة بالتوزيع كحامل للوثائق ضمن مواقع التوزيع والتحقق من الهوية، بطاقة المستفيد، التأكيد على كمية الدعم المخصصة لكل مستفيد واستكمال بروتوكولات التوزيع بشكل صحيح.
  • التعاون الوثيق مع المجالس المحلية وفريق المتابعة والتقييم في حالة غياب المستفيدين ووجود البدائل.
  • التأكد من سير خطط التوزيع وتحديثات التوزيع وخطط مراقبة التوزيع لمشروع الأمن الغذائي وسبل العيش بشكل جيد.
  • المسؤول عن أرشفة جميع أوراق / بروتوكولات التوزيع، أرشفة الصور والوثائق الأخرى بشكل صحيح بالإضافة إلى إرسال النسخ المطبوعة الأصلية إلى مكتب غازي عنتاب.
  • تقديم تقارير عن المهام المنجزة بناء على طلب المشرف.
  • الالتزام بمعايير الحماية وتجنب العنف القائم على النوع الاجتماعي أثناء عمليات التوزيع والإبلاغ عنها مباشرة.
  • مهام أخرى يطلبها المشرف بما يتوافق مع الاحتياجات والسياق.

المؤهلات / المهارات الفنية

  • الحد الأدنى درجة جامعية في مجال ذي صلة (العلوم الاجتماعية، الزراعة، العلاقات العامة، إدارة الأعمال… إلخ).
  • خبرة عمل في المجال الإنساني.
  • الإلمام بالسياق الإنساني الذي يؤثر على المجتمعات في سوريا.
  • اجادة العمل على برامج ميكروسوفت اوفيس وخاصة برامج ورد، اكسل واوتلوك.
  • مستوى جيد في اللغة الإنجليزية، خبرة بالعمل في المنظمات الإنسانية أمر مرغوب به.

مهارات التواصل والتنسيق الشخصية

  • مهارات ممتازة في التفاوض وحل المشكلات.
  • القدرة على التعامل مع بيئة عمل إنسانية مليئة بالتحديات ومتطورة باستمرار، والعمل غالباً تحت الضغط.
  • القدرة على إنشاء وإدارة علاقات عمل فعالة مع الزملاء والمديرين والشركاء الخارجيين، والمنظمات غير الحكومية الأخرى وممثلي المجتمع.
  • التزام قوي تجاه الإغاثة الإنسانية وعمليات الكوارث.
  • المرونة.

للتقديم على الوظيفة يرجى ملئ طلب التوظيف عبر الرابط التالي :

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeA81IKVlJcQRFJUO3tc37VSzFJnXzjIbh_Zg_3LmesOfAw9w/viewform